人事のAI活用、初心者でも今日から始められる使い方ガイド

人事の仕事にAIを活用すると、求人票の作成・面接の質問づくり・評価コメントの下書きといった「書く作業」が大幅に楽になります。

——でも正直、「どうせ大企業向けでしょ」「高そう」と思っていませんか？

この記事では、ChatGPTを使ってすぐ試せるプロンプト例を3つ紹介しながら、一人で人事を回している中小企業の担当者が「明日から使える」具体的な方法を解説します。費用の不安を消す補助金情報もセットでお届けします。

ふん、人事にAIとは…造作もない（…正直、わらわには難しそうに聞こえるけど、読んでみようか）

人事の「書く仕事」、実はAIが一番得意なやつだった

人事の仕事で、一番時間を持っていかれるのは何でしょうか。

面接でも、研修でもありません。「文章を書く作業」が一番重いんです。

求人票を書く。面接の質問を考える。評価コメントを一人ひとりに書く。ある調査では、人事担当者の54.3%が「ルーティンワークが業務の5割以上を占めている」と回答しています。しかもこれ、専任の人事部門がある会社の話。総務も経理も兼ねながら人事をこなしている中小企業の担当者なら、もっと重いはずです。

ここで「AIは難しい技術」という思い込みを一回やめてみてください。

AIは、あなたの代わりに文章を書いてくれる存在です。それ以上でも、それ以下でもありません。

ちょっと想像してみてください。年末に年賀状を書くとき、一人ひとりに添える一言コメントが辛くないですか？「今年もよろしく」だけじゃ味気ないし、かといって全員に違う言葉を考える気力もない。

求人票も評価コメントも、実はこの年賀状と同じ構造です。「誰に向けて」「何を伝えたいか」をざっくり決めて、あとは文章にする——この「文章にする」部分だけAIに渡せばいい。つまりスマホやパソコンにポチポチ条件を打ち込んで、出てきた文章を手直しするだけ。

「それなら自分にもできそう」と思えたら、もう半分クリアです。

ほう…年賀状とおなじ？それなら…（え、思ったより簡単なのかもしれない）

コピペOK！ChatGPTで人事業務を楽にする3つのプロンプト

ここからは、ChatGPTにそのままコピペして使えるプロンプトを3つ紹介します。

ChatGPTをまだ使ったことがない方は、まず「ChatGPTの始め方・使い方【初心者向け完全ガイド】」を読んでおくとスムーズです。

どのプロンプトもChatGPT無料版で動きます。【】の部分を自分の会社の情報に書き換えるだけでOKです。

ちなみに、旅行計画をChatGPTに「行き先は沖縄、3泊4日、予算10万円で計画して」と頼むのと、採用計画を「業種は飲食、ホールスタッフ、未経験歓迎で求人票を書いて」と頼むのは、打ち込む言葉の構造がまったく同じです。

求人票を5分で仕上げるプロンプト

【】を自社の情報に変えるだけ。5分どころか1分で下書きが出てきます。

面接質問リストを10秒で作るプロンプト

毎回同じ質問になりがちな面接が、一気にバリエーション豊かになります。

評価コメントの下書きをもらうプロンプト

評価シーズンに何十人分ものコメントを書く苦行が、ぐっと楽になります。

「コピペ→書き換え→送信」で完結する。これが人事×AIの最短ルートです。

ふっ、わらわもこのプロンプトとやら、試してやろうではないか（…ドキドキするけど、コピペするだけならできるかな）

人事×AIで変わった3つの場面【中小企業事例つき】

「プロンプトは分かった。でも実際に使ってる会社ってあるの?」という疑問に、ここでお答えします。

大企業の事例としては、ソフトバンクがエントリーシート評価の時間を約70%削減したり、クスリのアオキが応募者対応の75%を自動化したという数字があります。

ただ、「うちは社員30人なんだけど…」という方にはピンとこないですよね。なので、中小企業の事例を中心にお伝えします。

「費用が高そう」を解決:補助金でほぼタダから始める方法

「で、結局いくらかかるの?」——ここが一番気になるポイントですよね。

結論からお伝えすると、ChatGPT無料版だけで3つのプロンプトは全部動きます。費用ゼロです。

「もっと長い文章を書きたい」「画像も使いたい」となったら、有料版のChatGPT Plus(月約3,000円)を検討すればいい。でもまず試すだけなら、1円もかかりません。

「本格的なAI人事ツールを入れたい」という段階になったら、IT導入補助金の出番です。最大75%が補助されるので、たとえば月額4万円の専門ツールを使っても、実質の負担は月1万円以下になるケースがあります。

申請の第一歩は、IT導入補助金のIT事業者リストで人事向けツールを探すこと。「補助金でAIツールを入れたい」と社内に提案できれば、経営者や上司から一目置かれるかもしれません。

費用感をもっと詳しく知りたい方は「中小企業がAIを使うときの費用・コスト完全解説」も参考にしてみてください。

月1万以下だと…?それは…造作もない金額ではないか(というか、知らなかっただけで全然ハードル低いじゃないか)

AI×人事の「怖い話」、正直に答えます

ここまで読んで「よさそう」と思いつつ、まだモヤモヤしている方もいると思います。正直に、3つの不安にお答えします。

Q1. AIに仕事を奪われない?

AIは判断しない。書き仕事を代わりにやるだけです。

「誰を採用するか」「どう評価するか」を決めるのは、ずっとあなたの役割。AIはその前段階の「下書き」を作ってくれるだけなので、決定権はこれまでと何も変わりません。

Q2. 個人情報を打ち込んで大丈夫?

ChatGPTに社員の実名を入れる必要はありません。「鈴木太郎さん」ではなく「30代男性・営業職・在籍3年」のように匿名化して入力すれば、個人を特定できる情報をAIに渡さずに済みます。

Q3. 評価に偏りが出ない?

AIの出力はあくまで下書きです。最終的に言葉を選び、ニュアンスを調整するのは人間の仕事。「AIが書いたものをそのまま使う」のではなく「AIの下書きを自分の言葉に直す」という使い方をすれば、偏りが生まれる余地はほとんどありません。

まとめ: 人事×AIは「難しいこと」じゃなく「めんどいを手放すこと」

ふむ…不安だった話が全部答えてあったな(正直、これで試してみる気になってきた。わらわも、やってみようかな)

「なんか難しそう」で後回しにしていたAI活用。でもここまで読んだあなたなら、「プロンプトをコピペして、自分の会社名に変えるだけ」というシンプルさが伝わったのではないでしょうか。

この記事のポイントを3つだけ持ち帰ってください。

次のステップ

まずは「求人票プロンプト」を1回だけ試してみてください。ChatGPTを開いて、プロンプトをコピペして、【】の中を自社の情報に書き換えるだけ。昼休みの5分で終わります。

補助金申請の具体的な手順が気になった方は「IT導入補助金でAIツールを導入する手順【2024年版】」も参考にしてみてください。

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