総務のAI活用の始め方・使い方を初心者向けに解説

総務の仕事にAIを使うと、議事録・案内文・問い合わせ対応などの定型業務にかかる時間を大幅に短縮できます。

——でも正直、「どれから手をつければいい?」「会社で使っていいの?」という疑問で止まっている人がほとんどではないでしょうか。

この記事では、社員20〜50名規模の会社で総務を1人で回している人が、今週から試せる具体的な方法をプロンプト付きで解説します。難しい設定も初期費用もいりません。

ふん、総務にAIか…造作もない(…正直どこから手をつけるかさっぱりわからんが)

総務のどの仕事にAIを使えばいい?→「繰り返し」を探すだけ

「AIを使ってみたい」と思ったとき、最初にぶつかるのが「どの業務から試せばいいのか」という問題です。

答えはシンプルで、「繰り返しているかどうか」で決めるだけ。

判断基準は2つあります。

• 毎週・毎月やっているか?(繰り返し度)
• 答えのパターンがだいたい決まっているか?(定型度)

この2つに当てはまるなら、AIが手伝える仕事です。

たとえば仕事なら「議事録をまとめる」「社内案内文を書く」「勤怠の集計ルールを調べる」。
日常なら「晩ごはんのメニューを決める」「ママ友へのお断りLINEを考える」。

やっていることはまったく違うのに、AIへの聞き方の構造は同じなんです。
「こういう状況なんだけど、こうしてほしい」——仕事でも日常でも、これだけで通じます。

左の列に「あ、自分もやってる」と思った業務があれば、そこがAIの出番です。

今週試すならこの3つ——プロンプトをコピペするだけ

「どの業務に使えるか」がわかったら、次は実際に試すだけです。

ここでは、総務担当者が特に時間をかけている3つの業務に絞って、そのままコピペして使えるプロンプトを載せます。使うのはChatGPTのスマホアプリだけ。パソコンも設定もいりません。

プロンプトの構造は「状況を説明して、お願いする」——これだけです。

ちなみに、日常でもまったく同じ構造で使えます。

「冷蔵庫に鶏肉とキャベツとにんじんがあります。15分で作れるメニューを3つ提案してください。」
「Amazonで買った商品が壊れていたので返品したいです。丁寧なメール文を書いてください。注文番号は○○です。」

仕事も日常も、やっていることは同じ。
「状況を説明して、お願い」これだけです。

スマホでポチポチ入力するだけなので、通勤電車の中でも昼休みでも試せます。

ほう、貼り付けるだけとは…(え、これだけでいいの?なんかドキドキしてきた)

「うちの会社は小さいから…」は関係ない——社員30名の実例3パターン

「AIの話って、大きい会社のことばかりでしょ?」

そう思う気持ちはわかります。でも実は、社員20〜50名の会社こそAIの恩恵を受けやすいんです。なぜなら、総務を1〜2名で回しているからこそ、1つの作業が10分短くなるだけでも一日の余裕がまるで違うから。

ここでは、規模も業種も異なる3つの会社のシナリオを紹介します。

パターン①:社員30名・食品卸会社
総務あるある:年末調整の案内文を毎年ゼロから書いていた。
→ ChatGPTに「去年の案内文をベースに、今年の日程に更新して」と頼んだところ、30分かかっていた作業が5分で終了。1週間試して上司に報告し、継続利用が決まった。

パターン②:社員20名・建設会社
総務あるある:現場からの「この届出、どう書くの?」という問い合わせに毎回同じ説明をしていた。
→ よく聞かれる質問10個をAIでFAQ化。回答をチャットツールに貼るだけで対応が完了するようになり、電話対応が1日3件減った。

パターン③:社員45名・介護事業所
総務あるある:新入社員オリエンテーション資料を毎年手動で更新していた。
→ 「去年の資料をベースに、○○の箇所を今年の内容に更新して」とAIに依頼。半日がかりだった更新が1時間で完了し、空いた時間で新人面談に集中できた。

3パターンに共通しているのは、「1人がまず1週間試す」から始まったこと。
大がかりなプロジェクトは必要ありません。

AIに仕事を取られる?——正直に答えます

ここまで読んで、「でも、AIが自分の仕事を全部やっちゃったら自分いらなくなるんじゃ…」と思った方。その不安、正直に答えます。

わらわも少し気になっておったのだ…全部取り上げられるわけではないのか(…ほっとした。いや、別にほっとなどしておらんが)

結論から言うと、AIが得意なのは「繰り返し」だけです。

最初のセクションで見た「AIが得意な仕事」の列を思い出してください。議事録のまとめ、案内文の下書き、FAQ回答——どれも「パターンが決まっている作業」です。

一方で、総務の仕事の本質はそこじゃありません。

スーパーにセルフレジが入ったとき、店員さんの仕事がゼロになったでしょうか。なりませんでしたよね。レジ打ちの代わりに、品出しや接客により時間を使えるようになった。

それと同じです。
繰り返し作業をAIに渡すことで、あなたが本当にやるべき「判断」「気配り」「人間関係の調整」に集中できるようになる。仕事の価値が下がるのではなく、むしろ上がるんです。

社内で始めるために——上司への説明文テンプレ付き

「試したい気持ちはある。でも、勝手にやっていいのかわからない。」

その壁を越えるために、上司へのメールテンプレートを用意しました。そのままコピペして、日付と名前を変えるだけで送れます。

テンプレートのポイントは4つだけです。

1. 費用ゼロであること
2. 個人情報は入力しないこと
3. 期間を区切ること(1週間)
4. 結果を報告すること

守るルールは「個人情報はAIに貼り付けない」これだけです。名前・住所・電話番号などをAIに入力しなければ、試すこと自体にリスクはありません。

メールを送ったら、あとは実際に試すだけ。以下のスケジュールで進めてみてください。

金曜には「議事録が60分→10分になりました」と数字で伝えるだけ。それだけで十分な報告になります。

ふっ、このくらいの文章…わらわにも書けたが(コピーさせてもらいます)

まとめ: 総務のAI活用は「完璧にやる」より「今日試す」が正解

…なんか、試してみてもいいかもしれん。完璧にやらなくていいなら(わらわも今日やってみる)

最初は「自分には難しそう」と思っていたかもしれません。でもここまで読んだあなたなら、AIが「すごい技術」ではなく「ちょっと賢い手伝い役」だとわかっているはずです。

この記事のポイントを3つだけ整理しておきます。

1. AIは「繰り返し作業」から試す。 判断・気配り・交渉はあなたの仕事のまま
2. まずはプロンプトをコピペして1業務だけ。 スマホでできる。設定も費用もゼロ
3. 上司への説明はテンプレをそのまま使う。 1週間の試験運用から始める

完璧に準備を整えてから始めようとすると、いつまでも始まりません。「完璧にやる」より「今日試す」——これが正解です。

次のステップ

まず今日、この記事のプロンプトを1つだけコピーして、ChatGPTに貼り付けてみてください。議事録でも案内文でも、どれでもOKです。

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